Riječ PROCES dolazi iz latinskog jezika a bukvalno znači napredak ili razvoj. Proces nije rad već izmjena rada ili, fizikalno, izmjena energije. Kako napredovati znači to kako “izmjenjivati razne oblike energije”, to vrijedi i za Svemir i za društvo i za tvrtku i za pojedinca i bilo što što postoji u stvarnosti.
Svi realni, prirodni procesi su nepovratni ili “što smo učinili to smo učinili”.
Ali, realni procesi su također i procesi u kojem se prilikom izmjene energije dio energije “gubi” u okolinu pri čemu “entropija” sustava raste. Zato upravljanje poslovnim procesima znači upravljanje radom s ciljem što manjeg gubitka u izmjeni energije zbog međudjelovanja. Osim toga, nije moguća izmjena energije bez posrednika, tako je učinkovitost razmjene ustvari učinkovitost posrednika. Zato svaki proces opisuju ulaz, rezultat, posrednika i, naravno, potrebne resurse.
Definiran poslovni proces nije crtež ili opis.
Crtež je samo alat koji ima svoju poslovnu svrhu da se dokumentiraju i “slikovito” opišu uloge i zadaci posrednika u izmjeni energije te da jasnije prikaže tko i kako izmjenjuje energiju. Zbog relativnosti i stalne promjene crtež nikada ne ocrtava pravo stanje u trenutku i zato se ljudi pitaju što će im taj crtež i koja je njegova svrha kad nije do kraja realan. Ali odgovor je jednostavan. Crtež, iako nije aktualan ipak može poslužiti za analizu gdje, tko i zašto stvara nepotrebne gubitke, a to je važno, jer gubitak je direktan rezultat entropije ili neuređenosti sustava.
Svi ti nepotrebni gubici se na kraju očitavaju u POSLOVNOJ BILANCI, odnosno ravnoteži ulaza i izlaza.
- Nepotreban gubitak se obično pojavljuje kad nema jasno “definiranog” procesa, odnosno kad se izmjena rada obavlja stihijski.
- On se pojavljuje i kad je “proces” nesmisleno definiran pa ima puno lutanja.
- Na kraju, on se pojavljuje i kad proces ne daje odgovarajući rezultat a primjenjuje se samo zato što postoji na crtežu.
Većina uzroka loše bilance se može vidjeti iz crteža, ako on postoji i ako ga se vremenom održava. Zato crtež treba biti jednostavan i svima u procesu razumljiv, funkcionalan odnosno svrsishodan i na kraju cjelovit, inače, stvarno nema svrhu. Imati takav crtež je još važnije ako se želi imati certifikate kvalitete ili poslovanja. Svi standardi ustvari pregledavaju i “certificiraju” procese odnosno njihovu učinkovitost na način da gledaju kako se planira, izvršava, kontrolira i dokumentira izmjena rada u tvrtki.
To nije komplicirano ako se stvari postave kako treba, ali može postati komplicirano ako nema učinkovitog posrednika. Nije dobro komplicirati jer nema potrebe, ustvari, ne smije se komplicirati jer onda ste nadrapali k’o žuti.
Naša praksa i iskustvo vam može omogućiti brz i učinkovit pristup smanjenju gubitaka, smanjenju entropije i učinkovitosti u izmjeni rada,